酒店财务二级核算与资产管理

    资产的更新即将全面开始。

    大批资产将进入酒店，我们的帐务核算工作和管理力度也将加大了，下面将围绕二级核算与资产管理两块进行基础培训。

    一、为什么要进行二级核算与资产管理？

    企业的各种资产等物资种类多，收发频繁，流动性大，容易流失，因此各部门的物资需要经过领用、保管、盘存、报损等环节，在这几个环节中，我们必须加强实物的管理，控制部门耗用成本和费用，防止人为漏洞的产生。

    二、酒店资产物资的分类和我们需要管理的物资项目

    1、资产：包括房屋建筑物、交通设备、家具设备、电器设备等。

    2、原材料：包括食品、饮品。香烟等；

    3、燃料：包括煤气、柴油、酒精等；

    4、低值易耗品：不作为固定资产核算的各种用具和家具，包装容器等。

    5、物料用品：经常性使用的一次性耗用的用品，如：旅游用品、日常用品、针棉织品、办公用品、其他物品等。

    6、库存商品：商场销售的各类商品。

    三、如何进行实物管理的明细分类核算？

    1、资产管理酒店更新改造，乘此机会，废旧物资将全面处理，新的资产马上在装修后运作，这就给我们的核算人员增加了很多工作，也要求我们更加仔细地对可用不可用资产进行分类，各部门在电脑已经配置齐全的情况下，要开始准备二级台帐的电脑建帐，今后所有的物资收发由各部门二级核算员管理帐务，每半年酒店资产盘点，各部门核算员要先进行自核，就是根据到 6月30日\12月31日的资产帐面数量与实物进行盘点核对，对盘盈、盘亏、需报损的资产进行整理汇总，写明原因。财务部根据各部门资产明细帐的数据进行实物实地盘点，并进行数量金额核算，根据盘点情况出具盘点分析。帐务的管理责任人落实到核算员和部门经理。真正的实物管理是*每个部门在日常经营中去严密实施的。

    2、帐本的建立从目前看，我们已经不需要用纸制的帐页了，我们在电脑上设置建立资产明细帐，具体格式如下： xx部固定资产明细帐本

    (一) 2004年 类别：xx类 添置日期 摘要 名称 单价 收入发出 结存 备注 xx部低值易耗品明细帐本

    (二)类别：xx类 添置日期 摘要 名称 单价 收入 发出 结存备注 xx部原材料明细帐本

    (一) 2004年x月 类别：食品类 日期 摘要 名称 单价 收入发出 结存备注这里的收入发生是指数量核算，不需要帐页上填制金额，日期是指发生日期，收入就是指从总仓领用出来的、从其他部门调拨进入部门的数量；发出就是部门在经营中耗用、销售、调拨到其他部门的数量；结存就是指根据每天的收发单据在月末最后一天结存的帐面数量。摘要一栏写明比如：发出是销售发出还是调拨发出；收入是指领用收入还是调拨收入，写明后便于查帐。各部门的物资收发存帐本，是采购部门用来作为物资采购决策的重要依据，也是部门用来日常管理的重要依据，根据发出的数量还可以核算出日常的耗用量，及时发现物资超额库存或库存不足的情况，与实际库存相比，可以检查帐实相符等情况，在部门核算的基础上，财务部按部门物资品种，设立物资数量分类帐，两套帐的设置，采用的是同一种方法。

    3、目前酒店二级核算管理中存在的问题和需要改进的

    (1)外借。有些有白条，有些只用笔记本写写；让人看到的是一笔糊涂帐。

    (2)内购。笔记本上写写，没有部门经理批准签字。

    (3)帐实不符。外借与内购及其他因素是帐实不符的主要原因。

    (4)有些核算员还没有掌握做帐的基础知识。外借是不允许的，内购需要部门经理签字批准；不能再出现先斩后奏的情况；不能有白条抵库，如在抽查中再有以上情况发生，责任追究到核算员和部门经理。

    4、对核算员做帐的要求：在登帐时要规范，外借内购物资一律从帐面上减少，以实际增减进行数量核算，盘点时结存数量是实际结存数，而不是帐面数，将实际结存数量与帐面数量进行核对，如有差异要及时查明原因，盘点时不得毛咕咕，草率从事，盘点表上品名规格数量单价金额质量等在盘点表上反应出来，并计算好金额，在月初一日交财务部。 5、退货、盘盈、盘亏、报损

    (1)当出现部门因经营需要进行品种退货更换时，要填写退货单，所有物资必须退回到财务仓库，退货部门、仓库、对方供应商三方签字，并在退货单上写明退货原因。退货物资如果不拿回，需要酒店处理的，要求供应商写明委托处理书面资料，以便日后无法说清。

    (2)当出现帐实不符，质量存在问题无法继续使用和销售时，各部门核算员要上报书面材料，写明原因，上报财务部进行核实后再进行处理，待批准后再调整帐面数量。二级核算与资产管理与成本费用控制关系密切，各部门控制得力了，可控成本费用就会相应降低，资产的流失性就会减少，因此希望各部门核算员认识到二级核算与加强管理的重要性，切实有效地把部门的资产管理起来，把帐做实，做细，做准。财务分析报告财务分析报告(本文主要指内部管理报告)是对企业经营状况、资金运作的综合概括和高度反映。然而要写出一份高质量的财务分析报告并非易事。

    撰写财务报告以下六点值得注意：

    一、要清楚明白地知道报告阅读的对象(内部管理报告的阅读对象主要是公司管理者尤其是领导)及报告分析的范围。报告阅读对象不同，报告的写作应因人而异。

    比如，提供给财务部领导可以专业化一些，而提供给其它部门领导尤其对本专业相当陌生的领导的报告则要力求通俗一些；同时提供给不同层次阅读对象的分析报告，则要求分析人员在写作时准确把握好报告的框架结构和分析层次，以满足不同阅读者的需要。再如，报告分析的范围若是某一部门或二级公司，分析的内容可以稍细、具体一些；而分析的对象若是整个集团公司，则文字的分析要力求精练，不能对所有问题面面俱到，集中性地抓住几个重点问题进行分析即可。

    二、了解读者对信息的需求，充分领会领导所需要的信息是什么。记得有一次与业务部门领导沟通，他深有感触地谈到：你们给我的财务分析报告，内容很多，写得也很长，应该说是花了不少心思的。遗憾的是我不需要的信息太多，而我想真正获得的信息却太少。我们每月辛辛苦苦做出来的分析报告原本是要为业务服务的，可事实上呢？问题出在哪？我认为，写好财务分析报告的前提是财务分析人员要尽可能地多与领导沟通，捕获他们“真正了解的信息”。

    三、报告写作前，一定要有一个清晰的框架和分析思路。财务分析报告的框架具体如下：报告目录—重要提示—报告摘要—具体分析—问题重点综述及相应的改进措施。“报告目录”告诉阅读者本报告所分析的内容及所在页码；“重要提示”主要是针对本期报告在新增的内容或须加以重大关注的问题事先做出说明，旨在引起领导高度重视；“报告摘要”是对本期报告内容的高度浓缩，一定要言简意赅，点到为止。无论是“重要提示”，还是“报告摘要”，都应在其后标明具体分析所在页码，以便领导及时查阅相应分析内容。

    以上三部分非常必要，其目的是，让领导们在最短的时间内获得对报告的整体性认识以及本期报告中将告知的重大事项。“问题重点综述及相应的改进措施”一方面是对上期报告中问题执行情况的跟踪汇报，同时对本期报告“具体分析”部分中揭示出的重点问题进行集中阐述，旨在将零散的分析集中化，再一次给领导留下深刻印象。

    “具体分析”部分，是报告分析的核心内容。“具体分析”部分的写作如何，关键性地决定了本报告的分析质量和档次。要想使这一部分写得很精彩，首要的是要有一个好的分析思路。例如：某集团公司下设四个二级公司，且都为制造公司。财务报告的分析思路是：总体指标分析—集团总部情况分析—各二级公司情况分析；在每一部分里，按本月分析—本年累计分析展开；再往下按盈利能力分析—销售情况分析—成本控制情况分析展开。如此层层分解，环环相扣，各部分间及每部分内部都存在着紧密的勾稽关系。

    四、财务分析报告一定要与公司经营业务紧密结合，深刻领会财务数据背后的业务背景，切实揭示业务过程中存在的问题。财务人员在做分析报告时，由于不了解业务，往往闭门造车，并由此陷入就数据论数据的被动局面，得出来的分析结论也就常常令人啼笑皆非。因此，有必要强调的一点是：各种财务数据并不仅仅地通常意义上数字的简单拼凑和加总。每一个财务数据背后都寓示着非常生动的增减、费用的发生、负债的偿还等。财务分析人员通过对业务的了解和明察，并具备对财务数据敏感性的职业判断，即可判断经济业务发生的合理性、合规性，由此写出来的分析报告也就能真正为业务部门提供有用的决策信息。财务数据毕竟只是一个中介(是对各样业务的如实反映，或称之为对业务的映射)，因而财务数据为对象的分析报告就数据论数据，报告的重要质量特征“相关性”受挫，对决策的“有用性”自然就难以谈起。

    五、财务分析报告的分析手法。如何才能将报告写活并有自己的特色？这里仅介绍本人在报告写作过程中几点所悟：

    (一)分析要遵循差异—原因分析—建议措施原则。因为撰写财务分析报告的根本目的不仅仅是停留在反映问题、揭示问题上，而是要通过对问题的深入分析，提出合理可行的解决办法，真正担负起“财务参谋”的重要角色。唯此，报告的有用性或分量才可能得到提高和升华。

    (二)对具体问题的分析采用交集原则和重要性原则并存手法揭示异常情况。例如，某公司有36个驻外机构，为分析各驻外机构某月费用控制情况和工作效率，我们以“人均差旅费”作为评价指标之一。在分析时，我们采用比较分析法(本月与上月比较)从增长额(绝对数)、增长率(相对数)两方面比较以揭示费用异常及效率低下的驻外机构，我们分别对费用增长前十位(定义为集合a)及增长率前十位(定义为集合b)的驻外机构进行了排名，并定义集合c=a∩b，则集合c中驻外机构将是我们重点分析的对象之一，这就是“交集原则”。然而，交集原则并有一定能够揭示出全部费用异常的驻外机构，为此“重要性原则”显得必不可少。在运用交集原则时，头脑中要有重要性原则的意识；在运用重要性原则时，同样少有了闪集思想。总而言之，财务分析人员要始终“抓重点问题、主要问题”，在辩证法上体现为两点论基础上的重点论。

    (三)问题集中点法亦可称之为焦点映射法。这种分析手法主要基于以下想法：在各部分分析中，我们已从不同角度对经营过程中存在的问题进行了零散分析。这些问题点犹如一张映射表，左边是不同的分析角度，右边是存在问题的部门可费用项目。每一个分析角度可能映射一个部门或费用项目，也可能是多个部门或费用项目。由于具体到各部分中所分析出来的问题点还不系统，因而给领导留下的印象比较散乱，重点问题不突出；而领导通过月度分析报告，意在抓几个重点突出的问题就达到目地了。故而财务分析人员一方面在具体分析时，要有意识地知道本月可能存在的重点问题(在数据整理时具有对财务数据敏感性的财务分析人员能感觉到本月可能存在的重大异常情况)，另一方面要善于从前面零散的分析中筛选出一至两个焦点性问题

    六、分析过程中应注意的其它问题。

    (1)对公司政策尤其是近期来公司大的方针政策有一个准确的把握，在吃透公司政策精神的前提下，在分析中还应尽可能地立足当前，瞄准未来，以使分析报告发挥“导航器”作用；

    (2)财务人员在平时的工作当中，应多一点了解国家宏观经济环境尤其是尽可能捕捉、搜集同行业竞争对手资料。因为，公司最终面对地是复杂多变的市场，在这个大市场里，任何宏观经济环境的变化或行业竞争对手政策的改变都会或多或少地影响着公司的竞争力甚至决定着公司的命运；

    (3)勿轻意下结论。财务分析人员在报告中的所有结论性词语对报告阅读者的影响相当之大，如果财务人员在分析中草率地下结论，很可能形成误导。如目前在国内许多公司里核算还不规范，费用的实际发生期与报销期往往不一致，如果财务分析人员不了解核算的时滞差，则很容易得出错误的结论；

    (4)分析报告的行文要尽可能流畅、通顺、简明、精练，避免口语化、冗长化。